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一、纪要的涵义和特点
【涵义】
适用于记载会议主要情况和议定事项。下行文。如:《省政府开发区工作会议纪要》、《省政府常务会议纪要》、《省政府省长办公会议纪要》等。
纪要与会议记录的区别
第一,性质不同:会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。会议纪要只记要点,是法定行政公文。
第二,功能不同:会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
【特点】
1.纪要性:把会议的主要精神和议定事项,经归纳整理。表述出来,而不涉及会议的一般过程,议而未决的事项。
2.约束性:反映统一精神和议定事项的会议纪要,对与会者和有关人员,具有约束力。
3.知照型:公开发表或内部交流的会议纪要,可以让群众或有关人员了解会议情况。
二、纪要的基本类型
根据会议的性质和拟写会议纪要的目的,可分三大类:(1)决议性会议纪要;(2)协议性会议纪要;(3)研讨性会议纪要。
三、纪要的写法
纪要一般是在会议结束后起草的,经主管领导人签字同意才算定稿。
(一)标题
纪要的标题比较简单,最常用的形式是“会议名称加文种”,但中间可以省去“会议”二字。
(二)正文
纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。
1.会议概况:介绍开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。一般用“现将这次会议讨论的主要问题纪要如下:”
2.会议内容:是正文的主要部分,介绍会议讨论和决定的主要事项。写作要求:观点鲜明、主题突出、内容充实,不可出现重要缺漏。
写法:a.综合归纳法:是把会议主要内容归纳为几个问题或几个方面,并逐个加以阐述。b.分项列举法:多见于讨论具体工作的会议的精神,一般是把今后要做的工作逐条列出。
3.结束语:是正文的小结,往往对与会者、下级机关、有关群众提出一些希望和要求。有的会议纪要没有结尾部分,主体内容写完,全文就结束。
(三)落款。
包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要,署上召开会议的领导机关的全称,下面写上成文的年、月、日期,加盖公章,一般会议纪要不署名,只写成文时间,加盖公章。